|
Одобрены
решением
Коллегии Росархива
от 06.02.2002
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
9. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
9.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.
9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.
9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:
архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;
архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;
архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги - 75 лет;
архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;
научная, технологическая и патентная документация - 10 лет;
конструкторская документация - 15 лет;
проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;
телеметрическая документация - 5 лет;
кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;
фотодокументы - 3 года;
документы на машинных носителях - 5 лет.
9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.
9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив.
9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.
9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.
9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.
9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.
9.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.
При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.
Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
9.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.
9.11. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 8
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ПРИ ЛИКВИДАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Добрый день, меня интересует вопрос: куда деваются трудовые книжки при ликвидации предприятия и в какой архив они поступают? Это архив государственный или архив компании, и он исчезает вместе с ликвидацией предприятия?
В нормативно-правовых актах лишь написано, что трудовые книжки (дубликаты), которые сотрудник не получил при увольнении либо - в случае смерти работника - его ближайшие родственники, отдел кадров хранит в течение двух лет отдельно от других книжек. Затем их надо передать на хранение в архив фирмы. Там они лежат в течение 50 лет, а затем уничтожаются.
Данный вопрос меня интересует в связи с тем, что моя жена уволилась несколько лет назад по уходу за ребенком до 14 лет, а трудовую получить не смогла. Когда она решила это сделать, предприятия уже не существовало. Где сейчас можно найти ее трудовую?
Е.Чирков, руководитель отдела клиентских отношений, ООО, г. Санкт-Петербург
В любом государстве и при любом его политическом устройстве время от времени происходит такое явление, как ликвидация предприятий. Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д. и т.п. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию, которая обеспечит его хранение.
Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству.
Архивное законодательство о передаче документов
при ликвидации предприятий
Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций
9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.
9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.
9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.
Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.
Из содержания п. 9.7 Основных правил мы делаем вывод, что, если на базе ликвидируемой организации создается другая организация, архив ликвидируемой организации поступает в эту новую организацию, которая является ее правопреемником.
Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом. Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:
- первый вариант - это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;
- второй вариант - передача такого архива в соответствующий государственный архив.
Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 "О создании архивов административных округов". Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.
Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее.
Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать
В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.
К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:
- установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и
- подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).
Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.
К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:
- приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
- должностные инструкции;
- личные дела уволенных сотрудников;
- трудовые договоры;
- личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);
- характеристики работников;
- документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
- протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
- списки работников;
- указатели к приказам по личному составу;
- книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
- книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
- книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
- невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);
- лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых - документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);
- акты о несчастных случаях.
По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).
Как подготовить документы
Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы "передаются... в государственный архив в упорядоченном состоянии...". В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу.
Фрагмент документа. Подпункт 3.7.23 Основных правил
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Приказы по личному составу
Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. Обратите внимание на следующий нюанс: обычно номера ставятся в соответствии с датами, но встречаются случаи нарушения такого порядка. Например, приказ от 28 января имеет номер 12-к, а приказ от 16 февраля - номер 7-к и т.п. Это - явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно. Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи.
Теперь несколько слов об основаниях и приложениях к приказам. Следует помнить, что приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним. Основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела (если так не было сделано изначально). Автор данной статьи обращает особое внимание и на необходимость изъятия копий и черновиков приказов.
К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно-хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это тоже нарушение правил регистрации и правил формирования документов. По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: ведь приказы уже зарегистрированы в валовом порядке, и поэтому их необходимо оставить в деле по порядку тех номеров и дат, в соответствии с которым они были заведены. Правда, даже в таких ситуациях некоторые архивы требуют, чтобы приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по личному составу были отделены. В связи с этим данный вопрос нужно оговорить с архивом, в который будут передаваться документы, и руководствоваться в своей работе разъяснением, полученным от архива.
Личные дела
Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.
Для удобства практического использования личных дел в архиве каждое дело желательно формировать по отдельности. Но есть другой способ: формировать несколько личных дел в комплексы (несколько дел сотрудников в одну или несколько папок за каждый год). Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании сотрудника, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.п. И только после них, по хронологии дат, должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.п.).
Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной специалистом кадровой службы предприятия, фактическому содержанию дела. При обнаружении недостачи каких-либо документов необходимо принять оперативные меры к их розыску либо к документальной фиксации установленных фактов. Поскольку все мероприятия по ликвидации требуют максимальной оперативности их исполнения, достаточно хотя бы составить о таком случае соответствующий акт и поместить один его экземпляр в конкретное личное дело.
Личные карточки
Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т-2. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, в которых фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых документов при выполнении запросов граждан и организаций.
Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.
При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же сотрудника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Это положение, конечно, можно оспорить, так как очень часто более новые карточки не только продолжают, но и повторяют записи, сделанные в прежних карточках. Однако требование оставить обе обусловлено желанием иметь возможность в дальнейшем обнаружить ошибки, которые могли быть сделаны при переносе сведений из одной карточки в другую.
Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования. Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной. Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах - в описи, предисловии к описи и т.п.
Лицевые счета по заработной плате
Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.
Трудовые книжки
и иные невостребованные документы
В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время и по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 342 Типового перечня данные документы подлежат хранению в срок "до востребования", а невостребованные - не менее 50 лет. На основании этой статьи Типового перечня все невостребованные трудовые книжки и аналогичные им документы должны быть переданы на архивное хранение.
Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении сотрудников в них были в свое время внесены, систематизировать по годам обычно не сложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить запись в трудовой книжке печатью предприятия.
Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома. При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров.
Теперь поговорим о папках для таких дел. Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см. в примере 1). Опись составляют следующим образом.
Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела (тома) валовой нумерацией.
Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел. Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.
В третьей графе указывается дата документа. Посоветуйтесь с архивом, принимающим ваши дела, как лучше указать даты: только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, зафиксировавшей увольнение сотрудника.
В четвертую графу вносится заголовок документа - его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника, которому они принадлежат, в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период трудовой деятельности на предприятии, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) - прежняя или прежние фамилии. Образец такой записи приведен в п. 3 внутренней описи, представленной в примере 1.
В связи с тем что данные документы являются личными и мы не имеем права нумеровать листы такого дела, пятая графа должна остаться незаполненной.
Шестая графа используется для необходимых примечаний, касающихся особенностей физического состояния дела, отдельных его листов и т.п.
Пример 1.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
1
документов ед. хр. N --------------
----T---------T------------T-------------------T--------------T-----¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦Заголовок документа¦ Номера ¦При- ¦
¦п/п¦документа¦документа...¦ ¦листов ед. хр.¦меча-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ние ¦
+---+---------+------------+-------------------+--------------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------+------------+-------------------+--------------+-----+
¦1. ¦ 04-12 ¦06.09.1997 -¦Невостребованная ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦02.12.2003 ¦трудовая книжка ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Афанасьева Петра ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Ивановича ¦ ¦ ¦
+---+---------+------------+-------------------+--------------+-----+
¦2. ¦ 04-12 ¦09.11.1998 -¦То же, Глебова ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦05.06.2003 ¦Михаила Андреевича ¦ ¦ ¦
+---+---------+------------+-------------------+--------------+-----+
¦3. ¦ 04-12 ¦18.03.2001 -¦То же, Паниной ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦07.08.2003 ¦(Юсуповой) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Екатерины ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Александровны ¦ ¦ ¦
L---+---------+------------+-------------------+--------------+------
3 (три)
Итого ----------------------------------- документов.
(цифрами и прописью)
1 (один)
Количество листов внутренней описи --------------------------
(цифрами и прописью)
Специалист I категории
отдела кадров (Иванова) Е.Н. Иванова
22.05.2006
Составляем лист-заверитель, оформляем обложку дела
и опись передаваемых дел
После завершения работы по формированию документов в дела осуществляется их переплет (кроме невостребованных личных документов). Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу. Опись составляется по годовым разделам. Дела связываются в связки или формируются в архивные коробки в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны.
Образец листа-заверителя см. в примере 2. При составлении данного листа-заверителя предполагалось, что при нумерации отсутствуют литерные и пропущенные листы; к делу не составлялась внутренняя опись; при формировании дела не возникло существенных отступлений от требований Основных правил; не имеется существенных недостатков в части физического состояния дела.
Пример 2.
1
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N -----
23 (двадцать три)
В деле подшито и пронумеровано --------------------------- листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
-
литерные номера листов ------------------------------------------;
-
пропущенные номера листов ----------------------------------------
-
+ листов внутренней описи ----------------------------------------
--------------------------------------------------------T--------¬
¦ Особенности физического состояния и формирования дела ¦ Номера ¦
¦ ¦ листов ¦
+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+-------------------------------------------------------+--------+
¦ - ¦ - ¦
L-------------------------------------------------------+---------
Главный специалист
отдела кадров (Котова) Н.А. Котова
26.05.2006
Образец оформления обложки дела по личному составу см. в примере 3. Здесь остались незаполненными реквизиты "Код государственного архива", "Код организации" и "Наименование архивного учреждения". Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью. Стоит учитывать, что при отсутствии деления дела на тома реквизит "Том" не заполняется.
Пример 3.
Код гос. архива ______
Код организации ______
-----------------¬
¦Ф. N Р-912 ¦
_______________________________________________ ¦----------------¦
¦Оп. N 1 л/с ¦
_______________________________________________ ¦----------------¦
¦Д. N 1 ¦
_______________________________________________ ¦----------------¦
L-----------------
__________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
ЗАО "Интерьер"
------------------------------------------------------------------
Отдел кадров
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
04-03 1
ДЕЛО N ----- ТОМ N --
Приказы N N 1к - 68к генерального директора Общества
------------------------------------------------------------------
по личному составу сотрудников за 1997 г.
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Заголовок дела)
04.11.1997 - 30.06.1997
------------------------------------------------------------------
(Крайние даты)
197
На --------- листах
75 лет ЭПК
Хранить -----------
------------¬
¦Ф. N Р-912 ¦
¦ ----- ¦
¦ ¦
¦Оп. N 1 л/с¦
¦ ---- ¦
¦ ¦
¦Д. N 1 ¦
¦ ----- ¦
L------------
Образец сводной описи дел поличному составу см. в примере 4. Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела (в данном случае - 1997). Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т.п. следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.
Пример 4.
ЗАО "Интерьер"
Р-912
Фонд N -------- УТВЕРЖДАЮ
1 л/с
ОПИСЬ N ------ Генеральный директор
дел по личному составу ЗАО "Интерьер"
1997 - 2006
за ----------- год (Озеров) Г.В. Озеров
26 мая 2006 г.
-------------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+---T--------T----------------------T------------T-------------T---------+
¦ N ¦ Индекс ¦ Заголовок дела ¦Крайние даты¦Кол-во листов¦Примеча- ¦
¦п/п¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦ние ¦
+---+--------+----------------------+------------+-------------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+--------+----------------------+------------+-------------+---------+
¦ 1997 ¦
¦ Отдел кадров ¦
+---T--------T----------------------T------------T-------------T---------+
¦1. ¦ 04-03 ¦Приказы N N 1к - 68к ¦04.01.1997 -¦ 197 ¦ ¦
¦ ¦ ¦генерального директора¦30.06.1997 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Общества по личному ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦составу сотрудников ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦за 1997 г., том 1 ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+----------------------+------------+-------------+---------+
¦2. ¦ 04-03 ¦То же, N N 69к - 122к,¦01.07.1997 -¦ 214 ¦ ¦
¦ ¦ ¦том 2 ¦30.12.1997 ¦ ¦ ¦
+---+--------+----------------------+------------+-------------+---------+
¦3. ¦ 04-07 ¦Личное дело Михайлова ¦02.08.1997 -¦ 14 ¦ ¦
¦ ¦ ¦Василия ¦28.12.1997 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Александровича, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦уволенного в 1997 г. ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+----------------------+------------+-------------+---------+
¦4. ¦ 04-07 ¦То же, Птицыной ¦15.03.1997 -¦ 12 ¦ ¦
¦ ¦ ¦(Королевой) Виктории ¦22.11.1997 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Николаевны ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+----------------------+------------+-------------+---------+
¦5. ¦ 04-08 ¦Личные карточки ¦15.03.1997 -¦ 2 ¦ ¦
¦ ¦ ¦сотрудников Общества, ¦22.11.1997 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦уволенных в 1997 г., ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦(ф. Т-2), лит. М - П ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+----------------------+------------+-------------+---------+
¦ 1997 ¦
¦ Бухгалтерия ¦
+---T--------T----------------------T------------T-------------T---------+
¦6. ¦ 06-09 ¦Лицевые счета по ¦ 1997 ¦ 218 ¦ ¦
¦ ¦ ¦заработной плате ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦сотрудников Общества ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦за 1997 г., том 1, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦лит. А - К ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+----------------------+------------+-------------+---------+
¦7. ¦ 06-09 ¦То же, том 2, лит. ¦ 1997 ¦ 215 ¦ ¦
¦ ¦ ¦Л - Я ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+----------------------+------------+-------------+---------+
¦...¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+--------+----------------------+------------+-------------+----------
69 (шестьдесят девять)
В данный раздел описи внесено --------------------------- ед. хр.,
(цифрами и прописью)
1 69
с N ------------------------ по N ------------------, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Главный специалист
отдела кадров (Котова) Н.А. Котова
26.05.2006
Начальник отдела (Лебедева) В.А. Лебедева
кадров
26.05.2006
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ЗАО "Интерьер" Протокол ЭПК Н-ского архива
кадровой документации
26.05.2006 1 01.06.2006 1
от ---------- N ----- от ---------- N -----
После завершения обработки дел сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией (далее - ЭК) предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании. Результаты рассмотрения оформляются протоколом (см. пример 5), о котором в грифе согласования (в левом нижнем углу последнего листа описи) указывается соответствующая отметка (дата и номер). Затем происходит согласование описей с передающей стороной.
Пример 5.
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
ЗАО "Интерьер"
Москва
26.05.2006 N 1
О согласовании описи N 1 л/с дел по личному составу
за 1997 - 2006 годы
Присутствовали:
Председатель комиссии -
заместитель генерального директора - Владов М.Н.
Главный бухгалтер - Лисицына В.И.
Начальник отдела кадров - Лебедева В.А.
Начальник отдела режима и безопасности - Петров Н.С.
Главный специалист юридического отдела - Гаврилов С.А.
СЛУШАЛИ:
О согласовании описи N 1 л/с дел по личному составу за 1997 -
2006 гг. (Лебедева).
РЕШИЛИ:
Опись N 1 л/с дел по личному составу за 1997 - 2006 гг. в
количестве 69 дел согласовать.
Председатель комиссии (Владов) М.Н. Владов
Что еще следует учесть
Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли. В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п. п. 2.4.1 - 2.4.7 Основных правил. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов. Причем следует помнить, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет являться приложением к нему.
Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе. Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов.
Что касается уничтожения документов с неистекшими сроками хранения, то если данные документы ни для кого не могут представлять какой-либо ценности (имеются в виду юридические лица, главным образом - налоговые, правоохранительные, судебные и т.п. органы), их уничтожение в принципе возможно, но только "по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования", которое "оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов".
В.В.Краснов
Заведующий архивом
филиала Росжелдорснаба -
филиала Открытого акционерного
общества "Российские железные дороги"
Подписано в печать
24.07.2006
_________________
"Закон как дышло, а дальше вы сами в этом отношении можете" (с) депутат ГД ФС РФ
Кто может - грабит, кто не может - ворует. Денис Фонвизин
Самые используемые части нашего законодательства это его дыры. (с) не помню
|
Вход
Регистрация
Правила
FAQ
Поиск
Фото
